INFORMES O ESTADOS CONTABLES

Para analizar el programa presupuestario  y la confección de presupuestos, reviste especial importancia  la información que se materializa a través de estados o informes que reflejan los hechos ocurridos en un período de tiempo en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa o en ésta en general y considerada como un todo.

Así se justifica la variedad de informes que deben elaborarse en una empresa y que dependerá de las necesidades de información de los usuarios a quienes van destinados, la frecuencia en que deben confeccionarse y la presentación que deberán tener.

Los Informes Contables deben cumplir con ciertos requisitos básicos generales que garanticen la objetividad y veracidad de las anotaciones que contienen.

Basándose en las disposiciones del Comité de Conceptos de la Asociación Americana de Contadores se puede decir que: " todo informe contable debe revelar en forma exacta todos los puntos importantes que influyan en el criterio  del usuario e ilustrarlo de manera que pueda sacar sus propias conclusiones".

El Boletín Técnico Nº1 del Colegio de Contadores de Chile, confirma esto al definir los informes como: "el medio por el cual la información cuantitativa acumulada, procesada y analizada por la contabilidad, es periódicamente comunicada  a aquellos que la usan".

Las cualidades fundamentales que deben tener los Estados Financieros (Informes Financieros) van en relación directa con las características de la información y son: claridad, oportunidad, trascendencia y comparabilidad.

1. CLARIDAD

La presentación de los estados contables debe caracterizarse por su claridad, o dicho en otras palabras, deben ser fácilmente comprensibles y evitarse los dos extremos negativos: excesiva brevedad y demasiado detalle.

La persona que los lea, debe encontrar en ellos toda la información que necesite; pero, al mismo tiempo, debe evitarse el caer en detalles innecesarios que dificulten su comprensión.   Por eso no debe emplearse en los informes una terminología exageradamente técnica, que se preste a confusiones  para aquellos usuarios que no estén familiarizados con ella.

2. OPORTUNIDAD

Todo informe debe ser entregado con la suficiente oportunidad, de manera de permitir su uso en cualquier decisión que se requiera tomar.   Ya sea que se trate de usarlo como base en la confección de un presupuesto o como medición de los estándares, el informe debe estar preparado con la debida anticipación.

 Conviene recordar que la oportunidad varía según el destino de la información  y podrá referirse a un año completo, si va dirigido a los accionistas de una empresa que desean saber la situación financiera de ella, o la rentabilidad de sus inversiones; será mensual  si se trata de un informe  de disponibilidades  para uso presupuestario y deberá ser diario, si se refiere a datos que interesan a los ejecutivos para tomar una decisión, por ejemplo: datos de ventas.

3. TRASCENDENCIA

La trascendencia o importancia de la información contenida  en un estado contable,  varía según la empresa y el uso que se le va a dar;  pero hay que recordar  que toda partida cuyo conocimiento pueda influir en las decisiones que el usuario tome, es considerada trascendente.

Esta trascendencia o relevancia en las cifras, va más dirigida a lo cualitativo que a lo cuantitativo y la mejor demostración de ello  reside en el redondeo de cifras, que colabora a la claridad de la información, sin que ello afecte a su veracidad.

En la determinación de la relevancia de un dato se le debe comparar con el movimiento total de la empresa, y una partida que sea de mucha trascendencia para una empresa, puede resultar irrelevante en otra que tenga un monto mayor de operaciones.

4. COMPARABILIDAD

Todo estado informativo, debe ir acompañado de otros datos que permitan su comparación  con situaciones análogas  de otras empresas, con períodos anteriores de operaciones  de la misma empresa o con las metas predeterminadas en los presupuestos.

Para que esta comparación pueda realizarse, se requiere que los registros contables mantengan un criterio de uniformidad, que asegure la utilización  de la misma base de medición.

Este requisito de comparabilidad presenta, en algunos casos, serias diferencias derivadas de hechos tales como: cifras de períodos distintos afectadas por desvalorización (inflación), hechos casuales de carácter interno o externo que afectan el normal desenvolvimiento de las actividades, la variación de prácticas contables de un ejercicio al siguiente.

El no-cumplimiento del Principio Contable de Consistencia  trae como consecuencia, la imposibilidad de comparar las cifras de dos períodos.  Esta situación se aprecia más fácilmente  suponiendo un cambio en el sistema de valorización  de mercaderías en la empresa, con las consiguientes variaciones de resultados, monto de las existencias, costo de venta, etc.

Estados Contables globales, los más usados en una empresa son:

Estados Contables parciales, entre los anexos que se refieren a funciones específicas o departamentos de la empresa, se pueden citar: